Administrer les sinistres de votre patrimoine immobilier

Un logiciel de gestion des sinistres pour le patrimoine immobilier

Sinexo s'adresse aux syndicats de gestion immobilière, aux gestionnaires de biens, aux bailleurs sociaux et privés et aux administrateurs qui suivent des sinistres sur un parc de résidences. Dégâts des eaux, incendies, vandalisme, catastrophes naturelles, désordres relevant de la garantie décennale : chaque événement devient un dossier rattaché à son bien.

Contrairement à un progiciel de gestion locative, Sinexo ne traite que le sinistre, mais il le traite complètement. Et il est configuré à partir de votre patrimoine réel, de vos contrats d'assurance et de vos procédures. C'est le principe du logiciel à la carte : nous n'imposons pas un fonctionnement, nous partons du vôtre.

Partir de votre référentiel de biens

Votre parc est importé lors de la mise en service : résidences, adresses, codes internes, contacts sur site, numéro de police d'assurance, année de construction, franchise applicable. Chaque dossier sinistre se rattache ensuite à une résidence, et les informations du bien remontent automatiquement sur la fiche.

Ce rattachement change la lecture de votre activité. Vous filtrez les sinistres par résidence, vous voyez combien un immeuble a coûté sur l'année, vous repérez celui qui concentre les déclarations. La notion de lot ou de numéro de local complète l'ensemble pour identifier précisément le logement concerné.

Des champs adaptés à chaque type de sinistre

Un dégât des eaux et un vol n'appellent pas les mêmes informations. Sinexo affiche les champs correspondant au type déclaré. Sur un dégât des eaux, vous renseignez le syndic, l'assureur de la copropriété, les parties impliquées avec leur assureur, leur contrat et leur estimation de dommages, la recherche de fuite, l'identification et la réparation de la cause, l'implication éventuelle des parties communes.

Sur un vol ou un acte de vandalisme, vous saisissez le dépôt de plainte et les coordonnées du tiers identifié. Sur une catastrophe naturelle, le numéro d'arrêté. Sur un dossier en dommages-ouvrage, les échéances à soixante et quatre-vingt-dix jours se calculent seules à partir de la date d'ouverture, avec le suivi des avenants et l'intervention d'un économiste.

Suivre l'expertise de bout en bout

Un sinistre immobilier vit au rythme de l'expertise. Sinexo enregistre la convocation, la première et la dernière expertise, le rapport préliminaire, le rapport définitif et la proposition d'indemnité. Ces dates alimentent l' agenda mensuel , aux côtés des interventions d'entreprises et des rappels que vous avez programmés.

Chaque échange est consigné dans la chronologie du dossier , avec sa date et le nom du gestionnaire. Quand un locataire appelle pour savoir où en est son dossier, la réponse est à l'écran, sans avoir à retrouver un email ou à interroger un collègue.

Écrire aux assureurs, aux entreprises et aux locataires

Les courriers et emails partent depuis le dossier à partir de modèles pré-remplis : déclaration à l'assureur, convocation à expertise, information au locataire, demande de devis, ordre de service, contestation de rapport, relance de règlement. Les références du dossier, la désignation de la résidence et les dates s'insèrent automatiquement.

Ces modèles sont rédigés à partir des vôtres, dans votre formulation et avec vos mentions contractuelles. Le statut de distribution est remonté, et les réponses reviennent dans la chronologie du dossier avec leurs pièces jointes.

Réunir les intervenants d'un dossier

Locataire, propriétaire, syndic, assureur, expert, entreprise, voisin : chaque intervenant est rattaché au dossier avec son rôle. Le carnet d'adresses est commun à toute la structure et s'alimente au fil des dossiers.

Une entreprise saisie une fois est proposée en autocomplétion sur les dossiers suivants. Rechercher le nom d'un plombier suffit à retrouver toutes les résidences où il est intervenu, ce qui est utile au moment d'évaluer un prestataire ou de préparer un renouvellement de marché.

Maîtriser les montants

Le volet financier distingue les travaux engagés, devis, ordres de service et factures avec leur entreprise, leur type d'intervention et leur état d'avancement, des mouvements d'argent, indemnités perçues de l'assureur et règlements versés aux tiers. Les totaux s'affichent en permanence à côté du dossier.

Deux exports au format CSV complètent l'ensemble. Le premier reprend la liste des dossiers avec leurs dates clés et leurs montants, filtrable par résidence et par période. Le second ventile factures et indemnités entre l'exercice en cours et les précédents, et calcule le résultat par dossier. C'est l'état qu'attend une direction ou un conseil d'administration en fin d'exercice.

Rassembler les pièces

Constats, rapports d'expertise, devis, factures, photos de désordres : les documents sont classés par catégorie, chiffrés sur le serveur, et les doublons sont détectés automatiquement. Un dossier complet se télécharge en une archive contenant son récapitulatif et toutes ses pièces.

Pour les pièces manquantes, une demande par lien sécurisé évite de courir après une entreprise ou un locataire : il dépose ses fichiers sans créer de compte, et vous êtes notifié dès leur arrivée.

Organiser les accès de vos équipes

Les droits se règlent compte par compte et le périmètre visible peut être restreint à un secteur, à une agence ou à un ensemble de résidences. Un agent de proximité ne voit que son patrimoine, un prestataire externe uniquement les dossiers qui lui sont confiés.

Les coordonnées des locataires et des intervenants sont chiffrées en base , ce qui répond aux exigences croissantes en matière de données personnelles. Consultez nos tarifs , contactez-nous pour une démonstration, ou découvrez les autres métiers que nous accompagnons : assureurs et courtiers , avocats , collectivités .