Gérer les sinistres de votre établissement scolaire
Une canalisation qui cède pendant les vacances de février, une vitre brisée dans la cour, un dégât des eaux au-dessus de la salle informatique, un départ de feu en salle de sciences, des dégradations un week-end. Un établissement scolaire privé possède un patrimoine ancien, occupé intensément et surveillé par intermittence. Les sinistres y sont fréquents, rarement graves, mais toujours chronophages.
Dans la plupart des établissements, ce suivi repose sur une seule personne, chef d'établissement, économe ou responsable OGEC, qui gère ces dossiers en plus du reste. Sinexo lui donne un outil dédié, configuré selon le fonctionnement de l'établissement, pour que rien ne se perde entre une déclaration et une indemnisation qui arrive parfois huit mois plus tard.
Le problème n'est pas le sinistre, c'est sa durée
Déclarer un dégât des eaux prend dix minutes. Ce qui prend du temps, c'est ce qui vient après : attendre le passage de l'expert, obtenir deux devis, relancer l'assureur qui ne répond pas, faire intervenir l'entreprise, récupérer la facture, vérifier que l'indemnité correspond bien au montant engagé.
Entre-temps, l'année scolaire avance, d'autres urgences surviennent, et le dossier ressort au moment de la clôture des comptes quand plus personne ne se souvient de ce qui a été fait. Sinexo consigne chaque étape dans une
chronologie datée
, avec le nom de la personne qui l'a saisie, pour que la reprise d'un dossier ne dépende plus de la mémoire de personne.
Un dossier rattaché au bâtiment concerné
Votre patrimoine est importé lors de la mise en service : bâtiments, ailes, salles, gymnase, internat, restaurant scolaire, avec leur année de construction, leur contrat d'assurance et leur franchise. Chaque
dossier de sinistre
se rattache ensuite au site concerné et récupère automatiquement ces informations.
Pour les groupes scolaires ou les réseaux gérant plusieurs établissements, ce rattachement permet de raisonner par site : quel bâtiment concentre les déclarations, ce que chaque implantation a coûté sur l'exercice, et donc où porter l'effort de rénovation.
Des champs adaptés à vos types de sinistres
Un dégât des eaux, un acte de vandalisme et un désordre relevant de la garantie décennale n'appellent pas les mêmes informations. Nous définissons avec vous les types de sinistres que vous rencontrez et les champs correspondants : dépôt de plainte et coordonnées du tiers pour une dégradation, origine et recherche de fuite pour un dégât des eaux, numéro d'arrêté pour un épisode climatique.
Sur un bâtiment récent ou après des travaux, les dossiers relevant de la garantie décennale ou de la garantie de bon fonctionnement suivent leurs propres règles, avec des délais calculés automatiquement à partir de la date d'ouverture du dossier assurance. C'est le principe du logiciel à la carte : l'outil épouse vos contrats plutôt que l'inverse.
Réunir tous les interlocuteurs
Un sinistre scolaire met en présence beaucoup de monde : l'assureur, le courtier, l'expert mandaté, les entreprises qui interviennent, parfois le propriétaire des murs quand l'établissement est locataire, la tutelle diocésaine ou la structure de rattachement, et le personnel qui a constaté les faits.
Chaque
intervenant
est rattaché au dossier avec son rôle, dans un carnet d'adresses commun. Une entreprise saisie une fois est proposée automatiquement sur les dossiers suivants, et rechercher son nom suffit à retrouver toutes ses interventions dans l'établissement.
Écrire sans repartir de zéro
Les
courriers et emails
partent depuis le dossier à partir de modèles pré-remplis : déclaration à l'assureur, convocation à expertise, demande de devis, ordre d'intervention, contestation d'un rapport, relance de règlement. Les références du dossier, la désignation du bâtiment et les dates s'insèrent seules.
Ces modèles sont rédigés à partir des vôtres. Vous choisissez également l'adresse d'expédition, générique ou nominative, et le statut de distribution est remonté : livré, ouvert, adresse invalide. Quand un expert ou une entreprise répond via le lien fourni, sa réponse et ses pièces jointes reviennent dans le dossier.
Rassembler les pièces d'un dossier
Photos des désordres, constat, rapport d'expertise, devis, factures, procès-verbal de dépôt de plainte : les
documents
sont classés dans des catégories définies avec vous et chiffrés sur le serveur. Les doublons sont détectés automatiquement, ce qui arrive souvent quand une même photo circule entre plusieurs personnes.
Pour ce qui manque, une demande par lien sécurisé permet à une entreprise de déposer son devis ou sa facture sans créer de compte. Les fichiers arrivent nommés d'après la pièce demandée, rattachés au bon dossier, avec une notification par email.
Suivre les montants et le reste à charge
Le volet financier distingue les travaux engagés, devis, ordres de service et factures avec leur entreprise et leur état d'avancement, des indemnités perçues de l'assureur. Les totaux se calculent seuls et s'affichent à côté du dossier.
Deux
exports au format CSV
complètent l'ensemble, dont un état ventilant charges et indemnités entre l'exercice en cours et les précédents. C'est le matériau d'un point avec l'expert-comptable, d'une présentation au conseil d'administration ou d'une renégociation de contrat d'assurance.
Ne pas perdre le fil pendant les vacances
Un établissement scolaire connaît des périodes de fermeture pendant lesquelles les dossiers continuent de vivre : l'expert passe en juillet, l'entreprise intervient en août, l'indemnité arrive en septembre. Chaque action peut porter une date de rappel qui remonte dans l'
agenda mensuel
et reste signalée tant qu'elle n'a pas été traitée.
Les
droits se règlent compte par compte
, ce qui permet d'ouvrir un accès en consultation à un membre du conseil ou à la structure de tutelle sans lui donner la main sur les dossiers. Les données personnelles sont
chiffrées en base
, l'hébergement est assuré en France, et vos données restent exportables à tout moment.
Une mise en service accompagnée
• Analyse de vos contrats d'assurance et de vos procédures actuelles.
• Configuration des types de sinistres, des statuts et des catégories de pièces.
• Reprise de vos dossiers existants et import de votre patrimoine bâti.
• Rédaction de vos modèles de courriers à partir des vôtres.
• Ouverture des comptes et formation, en dehors des périodes de rentrée.
• Ajustements à l'usage, aussi souvent que nécessaire.
Sinexo accompagne déjà des établissements d'enseignement.
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