Gérer les sinistres du patrimoine public

Un logiciel de gestion des sinistres pour les collectivités territoriales

Communes, intercommunalités, départements, régions, offices publics et syndicats mixtes gèrent un patrimoine étendu et hétérogène : bâtiments administratifs, écoles, gymnases, logements, voirie, mobilier urbain, véhicules de service. Chaque dégradation, dégât des eaux, incendie, acte de vandalisme ou accident ouvre un dossier sinistre qu'il faut déclarer, suivre, documenter et faire indemniser.

Sinexo traite ce cycle complet. Il n'est pas un progiciel de gestion financière ni un outil de gestion patrimoniale : il se concentre sur le sinistre, depuis la déclaration jusqu'à la clôture, et se configure à partir de votre organisation réelle. C'est le principe du logiciel à la carte, particulièrement adapté au secteur public où deux collectivités de taille comparable ne fonctionnent presque jamais de la même façon.

Partir de votre patrimoine

Votre référentiel est importé lors de la mise en service : sites, bâtiments, écoles, équipements sportifs, véhicules, avec leurs adresses, leurs codes internes, leurs contacts et leurs contrats d'assurance. Chaque dossier se rattache ensuite à un élément de ce référentiel, et les informations du contrat remontent automatiquement.

Ce rattachement permet une lecture par site. Vous savez ce qu'un bâtiment a coûté sur l'exercice, vous identifiez celui qui concentre les déclarations, vous préparez un arbitrage budgétaire ou un renouvellement de contrat avec des chiffres plutôt qu'avec des impressions.

Des champs adaptés à chaque type de sinistre

Un dégât des eaux dans une école, un vol de matériel et un désordre relevant de la garantie décennale n'appellent pas les mêmes informations. Sinexo affiche les champs correspondant au type déclaré : dépôt de plainte et coordonnées du tiers pour une dégradation, numéro d'arrêté pour une catastrophe naturelle, immatriculations et conducteurs pour un accident impliquant un véhicule de service, délais réglementaires calculés automatiquement pour un dossier en dommages-ouvrage.

Ces règles font partie de ce que nous mettons en place avec vous, à partir de vos contrats et de vos procédures internes.

Faire travailler plusieurs services ensemble

Un sinistre sur le patrimoine public mobilise souvent plusieurs directions : les services techniques constatent et font intervenir, le service juridique ou le service assurances déclare et suit l'indemnisation, la direction financière engage la dépense. Sans outil commun, l'information circule par email et se perd.

Sinexo réunit tout le monde sur le même dossier, avec des droits réglés compte par compte . Le périmètre visible peut être restreint à un service, à un secteur ou à un ensemble de sites, et le droit de modification est indépendant du droit de consultation. Un agent de terrain, un instructeur et un responsable n'ont ni les mêmes besoins ni les mêmes autorisations.

Documenter et justifier

Chaque action enregistrée dans un dossier, appel, courrier, expertise, intervention, porte sa date et le nom de l'agent qui l'a saisie. Cet historique survit au départ de son auteur et reste intact après la clôture du dossier.

C'est ce qui permet de répondre à une question posée plusieurs années après les faits, de justifier des diligences accomplies auprès d'un assureur, ou de produire un dossier lors d'un contrôle. Un dossier complet se télécharge en une archive contenant un récapitulatif écrit et l'ensemble des pièces déchiffrées.

Suivre les dépenses et les indemnisations

Le volet financier distingue les travaux engagés, devis, ordres de service et factures, avec leur entreprise et leur état d'avancement, des mouvements d'argent, indemnités perçues et règlements versés. Les totaux se calculent seuls et s'affichent à côté du dossier.

Deux exports au format CSV complètent l'ensemble. Le second, dit de pilotage, ventile factures et indemnités entre l'exercice en cours et les précédents et calcule le reste à charge par dossier. C'est l'état attendu pour un rapport d'activité, une préparation budgétaire ou une présentation en commission.

Collecter les pièces sans relancer indéfiniment

Constats, rapports d'expertise, devis, factures, photos, procès-verbaux : les documents sont classés par catégorie et les doublons détectés automatiquement. Pour les pièces manquantes, une demande par lien sécurisé permet à une entreprise, un riverain ou un usager de déposer ses fichiers sans créer de compte.

Les courriers et emails partent depuis le dossier à partir de modèles rédigés avec vous, et les réponses reviennent dans la chronologie. Nous développons également des formulaires de déclaration en ligne intégrables à votre site, qui créent le dossier automatiquement lorsqu'un agent ou un administré signale un sinistre.

Données, hébergement et réversibilité

Les données personnelles des intervenants sont chiffrées en base et les documents chiffrés sur le serveur, déchiffrés uniquement à l'affichage pour un utilisateur authentifié. L'hébergement est assuré en France chez OVH, et les envois d'emails passent par un prestataire français. Les sauvegardes sont quotidiennes avec une conservation sur 30 jours glissants. Un filtrage par adresses IP peut être mis en place, dont vous gardez la main.

La réversibilité est intégrale : vos données s'exportent au format CSV et vos dossiers se téléchargent avec leurs pièces, à tout moment et sans intervention de notre part. C'est un point systématiquement examiné dans les consultations publiques.

Acquisition et mise en service

Sinexo est référencé à l'UGAP, ce qui permet aux collectivités de l'acquérir sans procédure de mise en concurrence. Nous reprenons vos données existantes, tableurs, exports de votre ancien outil, référentiel de sites ou de véhicules, et nous les intégrons avant l'ouverture des comptes.

La configuration initiale, la rédaction des modèles de courriers, la formation de vos agents et les adaptations spécifiques font partie de la prestation. Consultez nos tarifs , contactez-nous pour une démonstration, ou découvrez les autres métiers que nous accompagnons : assureurs et courtiers , syndicats et gestionnaires de biens , avocats .