Limiter les accès de vos collaborateurs

Donner à chacun l'accès qui correspond à son rôle

Dans une structure qui traite des dossiers sinistres, tout le monde n'a pas à tout voir. Un agent d'antenne suit les dossiers de son secteur, un prestataire externe intervient sur un type de sinistre précis, un stagiaire consulte sans modifier, un client à qui vous ouvrez un accès ne doit apercevoir que ses propres dossiers. Donner à chacun les pleins pouvoirs par défaut est une facilité qui finit toujours par coûter cher.

Sinexo permet de définir, compte par compte, un périmètre et un niveau d'action. Les deux sont indépendants : on peut voir beaucoup et ne rien pouvoir modifier, comme n'accéder qu'à une poignée de dossiers avec tous les droits dessus.

Choisir ce que chacun peut faire

Les droits se cochent dans la fiche de l'utilisateur, sans notion de profil imposé. Consulter les dossiers actifs, consulter les archives , créer un dossier, le modifier, l'archiver, le supprimer définitivement : chaque autorisation est indépendante des autres et se combine librement.

Un utilisateur sans droit de modification bascule en mode consultation : le dossier s'affiche intégralement, mais les champs sont verrouillés et les boutons d'enregistrement disparaissent. Il n'y a pas d'ambiguïté sur ce qui est permis, et donc pas de message d'erreur après coup.

Limiter le périmètre visible

Au-delà des actions, c'est souvent le périmètre qui compte. Nous mettons en place des restrictions adaptées à votre organisation : un utilisateur peut n'accéder qu'à certains types de dossiers, qu'aux sinistres d'un service, d'une agence, d'un site ou d'un ensemble de biens.

Ce découpage n'est pas un simple filtre d'affichage. Les dossiers hors périmètre n'apparaissent ni dans la liste, ni dans la recherche, ni dans les exports . Comme le reste, il est configuré à la mise en service à partir de votre organigramme réel, puis ajusté quand celui-ci évolue. C'est le principe du logiciel à la carte : nous ne vous demandons pas d'adapter votre structure au logiciel.

Ouvrir un accès à l'extérieur sans risque

Un compte à périmètre restreint permet d'ouvrir Sinexo à des personnes qui ne font pas partie de vos équipes : un prestataire qui gère une catégorie de sinistres, un expert récurrent, un client institutionnel qui souhaite suivre l'avancement de ses dossiers sans vous appeler.

Combiné à un droit de consultation seule, cet accès offre de la transparence sans exposer le reste de votre activité. Pour les intervenants ponctuels, une réponse à un message ou un dépôt de pièces par lien sécurisé suffit souvent et évite même d'avoir à créer un compte.

Protéger l'historique des suppressions

L'archivage et la suppression définitive sont deux droits distincts, et c'est volontaire. Archiver un dossier le retire de la liste de travail sans rien détruire : il reste consultable et restaurable. La suppression définitive, elle, est irréversible.

Réserver ce droit à un ou deux comptes évite les fausses manipulations et protège l'intégrité de vos historiques . Dans beaucoup de structures, c'est aussi une exigence de conformité : les pièces d'un dossier sinistre doivent pouvoir être produites plusieurs années après sa clôture.

Garder la trace de qui fait quoi

Chaque action enregistrée dans un dossier porte le nom du collaborateur qui l'a saisie. Cette traçabilité n'est pas un dispositif de surveillance, mais un outil de travail : elle indique à qui s'adresser quand une information manque, et elle survit au départ de son auteur.

Lorsqu'un collaborateur quitte la structure, son compte est désactivé immédiatement et perd tout accès, tandis que l'historique de ses interventions reste intact dans les dossiers. Vous coupez l'accès sans perdre la mémoire du travail accompli.

Une organisation des accès pensée avec vous

La bonne configuration dépend entièrement de votre contexte. Une collectivité avec plusieurs services instructeurs, un gestionnaire de biens organisé par portefeuille et un cabinet d'avocats soumis au secret professionnel n'ont ni les mêmes découpages ni les mêmes contraintes.

Nous partons de votre fonctionnement avant d'ouvrir les comptes, et nous ajustons ensuite aussi souvent que nécessaire, sans facturer chaque modification. Pour en discuter, contactez-nous .