Du signalement à la clôture : organiser le traitement des sinistres en collectivité
Un dégât des eaux dans une école, une collision impliquant un véhicule de service, un acte de vandalisme sur un équipement sportif, un incendie dans un bâtiment communal. Dans une collectivité, le sinistre est presque toujours constaté par une personne, déclaré par une autre, réparé par une troisième et payé par une quatrième. C'est cette chaîne qui rend le suivi difficile, bien plus que le sinistre lui-même.
Sinexo n'automatise pas cette chaîne, il lui donne un support commun. Chaque sinistre devient un
dossier unique
que tous les intervenants alimentent, chacun dans son périmètre, avec un historique daté et signé. Cette page décrit comment s'organise ce traitement, étape par étape.
1. Le signalement
Tout commence par un constat sur le terrain : un agent, un directeur d'école, un responsable d'équipement. Aujourd'hui, ce signalement arrive le plus souvent par email ou par téléphone, dans une forme variable et souvent incomplète.
Deux moyens permettent de le structurer. Un agent disposant d'un compte crée directement le dossier dans l'application, avec les champs correspondant au type de sinistre. Pour les signalements venant de l'extérieur ou d'agents qui n'ont pas de compte, nous développons des formulaires de déclaration en ligne intégrables à votre site ou à votre intranet : le déclarant saisit les informations et joint les pièces obligatoires, le dossier se crée automatiquement.
Dans les deux cas, le dossier est rattaché à un élément de votre patrimoine, école, gymnase, bâtiment administratif, véhicule, importé dans le référentiel à la mise en service.
2. La qualification et la déclaration
La cellule assurances reprend le dossier, le qualifie et le déclare auprès de l'assureur. Sinexo affiche les champs correspondant au type de sinistre : dépôt de plainte et coordonnées du tiers pour une dégradation, immatriculations et conducteurs pour un accident de véhicule, numéro d'arrêté pour une catastrophe naturelle, délais réglementaires calculés automatiquement pour un dossier relevant de la garantie décennale.
La déclaration part depuis le dossier, à partir d'un
modèle rédigé avec vous
, qui reprend les références du dossier, la désignation du bien et le numéro de contrat. Le message s'inscrit dans la chronologie avec ses pièces jointes, et son statut de distribution est remonté : livré, ouvert, adresse invalide.
3. L'expertise et les travaux
Les dates qui rythment un dossier sont enregistrées sur la fiche : convocation, première et dernière expertise, rapport préliminaire, rapport définitif, proposition d'indemnité. Elles alimentent l'
agenda mensuel
, aux côtés des interventions d'entreprises et des rappels que vous avez programmés sur une action.
Les
devis, ordres de service et factures
sont saisis avec leur entreprise, leur montant HT, leur TVA et leur état d'avancement : à planifier, en cours, réalisé. Les pièces justificatives se rattachent directement à la ligne concernée.
4. Le suivi entre services
Services techniques, cellule assurances, direction financière, responsables d'équipement : chacun travaille sur le même dossier avec un
périmètre et des droits qui lui sont propres
. Le périmètre visible peut être restreint à un service, à un secteur ou à un ensemble de sites, et le droit de modification est indépendant du droit de consultation.
Chaque action enregistrée porte sa date, son objet et le nom de l'agent qui l'a saisie. Ce n'est pas un dispositif de surveillance, c'est ce qui permet à un collègue de reprendre un dossier sans interroger personne, et de savoir à qui s'adresser quand une information manque.
5. Les pièces du dossier
Photos, constats, rapports d'expertise, devis, factures, procès-verbaux, courriers : les
documents
sont classés dans des catégories définies avec vous et chiffrés sur le serveur. Les doublons, fréquents quand plusieurs services déposent la même pièce, sont détectés automatiquement.
Pour ce qui manque, une demande par lien sécurisé permet à une entreprise ou à un tiers de déposer ses fichiers sans créer de compte. Les documents arrivent nommés d'après la pièce demandée, rattachés au bon dossier, avec une notification par email.
6. La clôture et l'archivage
Une fois l'indemnité perçue et les travaux réglés, le dossier est clos. Il quitte la liste de travail et part en archive, où il reste consultable sans limite de durée. Rien n'est détruit : l'archivage et la suppression définitive sont deux droits distincts, et le second peut n'être accordé à personne.
À tout moment, un dossier se télécharge en une archive complète contenant un récapitulatif écrit, la liste des intervenants, la chronologie intégrale et l'ensemble des pièces. C'est ce qu'attend un contrôle, une demande d'archives ou une réclamation tardive.
Rendre compte de l'activité
Deux exports au format CSV permettent de sortir de la gestion au dossier pour raisonner globalement. Le premier reprend la liste des sinistres avec leurs dates clés et leurs montants, filtrable par période et par site. Le second ventile factures et indemnités entre l'exercice en cours et les précédents et calcule le reste à charge par dossier.
C'est le matériau d'un rapport d'activité, d'une préparation budgétaire ou d'un arbitrage sur un contrat d'assurance à renouveler. Vous savez quel bâtiment concentre les déclarations et ce que le patrimoine a réellement coûté sur l'exercice.
Une mise en service accompagnée
• Analyse de vos procédures actuelles et de vos contrats d'assurance.
• Configuration des types de sinistres, des statuts et des catégories de pièces.
• Reprise de vos données existantes et import de votre référentiel de sites et de véhicules.
• Rédaction de vos modèles de courriers à partir des vôtres.
• Ouverture des comptes, définition des périmètres et formation de vos agents.
• Ajustements à l'usage, aussi souvent que nécessaire.
Sinexo est référencé à l'UGAP, ce qui permet aux collectivités de l'acquérir sans procédure de mise en concurrence. L'hébergement est assuré en France, les données personnelles sont
chiffrées en base
et vos données restent exportables à tout moment. Découvrez la
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