Écrire à vos intervenants et réclamer des pièces

Écrire depuis le dossier plutôt que depuis sa boîte mail

Dans la gestion d'un dossier sinistre, l'essentiel des échanges passe par email. Une convocation à expertise, une déclaration à l'assureur, une demande de devis à une entreprise, une relance sur un règlement en attente. Quand ces messages partent d'Outlook, ils vivent leur vie ailleurs : le dossier ne les contient pas, le collègue qui reprend le dossier ne les voit pas, et personne ne sait si le destinataire les a reçus.

Sinexo intègre l'envoi d'emails au dossier lui-même. Le message part depuis l'application, s'inscrit automatiquement dans la chronologie du dossier avec ses pièces jointes, et son statut de distribution est suivi. Rien ne reste enfermé dans une messagerie personnelle.

Des modèles qui parlent votre langue

Écrire dix fois la même convocation à expertise est une perte de temps et une source d'erreurs. Sinexo propose des modèles pré-remplis qui reprennent automatiquement les données du dossier : référence interne, référence assurance, référence expert, désignation du bien, date de survenance, date d'expertise, numéro de contrat.

Ces modèles ne sont pas génériques. Nous les rédigeons avec vous, à partir de vos courriers existants, dans votre formulation et avec vos formules d'usage. Un bailleur aura ses modèles de déclaration en dommages-ouvrage et ses courriers de convocation aux locataires, un courtier les siens. C'est le principe du logiciel à la carte : votre bibliothèque de modèles vous appartient et s'enrichit au fil du temps.

Choisir qui écrit et si l'on peut répondre

Vous décidez de l'adresse d'expédition. Certaines structures préfèrent une adresse générique, du type sinistres@votresociete.fr, qui donne une image institutionnelle et survit aux départs de collaborateurs. D'autres privilégient l'adresse nominative du gestionnaire, plus personnelle et plus efficace quand il s'agit de relancer. Le choix se fait à la mise en service et le prénom du rédacteur apparaît dans le nom de l'expéditeur.

Vous décidez aussi, message par message, si le destinataire peut répondre. Une case à cocher ajoute un lien de réponse dans le corps du message. Sans elle, l'email fonctionne comme un noreply : information transmise, pas de retour attendu. C'est utile pour une notification de masse ou un accusé de réception, là où une réponse n'aurait aucun sens.

Recevoir les réponses dans le dossier

Quand le lien de réponse est activé, le destinataire clique et arrive sur une page sécurisée où il rédige son message et joint jusqu'à trois fichiers. Il n'a ni compte ni mot de passe à créer, ce qui change tout avec un artisan ou un locataire qui ne se connectera jamais à un portail.

Sa réponse s'inscrit immédiatement dans la chronologie du dossier comme un email entrant, ses pièces jointes rejoignent la bibliothèque de documents , et le gestionnaire à l'origine du message reçoit une notification par email avec un lien direct vers l'échange. Le message apparaît également dans le panneau des notifications de l'application tant qu'il n'a pas été lu.

Savoir si votre message est arrivé

Un email envoyé n'est pas un email reçu. Sinexo remonte le statut réel de distribution de chaque message : envoyé, livré, ouvert, cliqué, mais aussi boîte pleine, adresse invalide, classé en spam ou bloqué. Ce statut s'affiche directement sur la ligne de l'email dans le suivi du dossier.

L'information est précieuse au moment de relancer. Un expert qui ne répond pas parce que votre message est parti dans une adresse erronée n'appelle pas le même traitement qu'un expert qui l'a ouvert trois fois sans donner suite. Chaque email peut par ailleurs être transféré à un autre intervenant ou imprimé pour être versé à un dossier papier.

Réclamer les pièces manquantes

La collecte de justificatifs est l'un des points les plus chronophages du traitement d'un sinistre. Il faut un RIB, un extrait KBIS, une attestation d'assurance, un permis de conduire, une facture. On les demande, on ne les obtient pas, on relance, et quand ils arrivent enfin il faut les enregistrer et les classer.

Sinexo propose un modèle dédié à la demande de documents. Vous cochez dans une liste les pièces attendues, le message part avec cette liste et un lien sécurisé vers un espace de dépôt. La liste des documents demandés est administrable et s'adapte à votre activité.

Un dépôt simple pour votre interlocuteur

L'intervenant clique sur le lien et découvre exactement ce qu'on attend de lui, pièce par pièce. Il dépose ses fichiers, aux formats PDF, Word, JPG, PNG, GIF ou BMP, sans avoir à créer de compte. Le type réel de chaque fichier est vérifié à la réception et les formats exécutables sont refusés.

À l'arrivée, tout se fait seul : les documents sont nommés d'après la pièce demandée et le nom de l'émetteur, chiffrés sur le serveur, rattachés au dossier, une ligne apparaît dans la chronologie, la demande passe en reçue et vous recevez un email listant ce qui vient d'être déposé, avec un lien direct vers le dossier.

Un formulaire de déclaration sur votre site

La même logique peut s'appliquer en amont du dossier. Nous développons des formulaires de déclaration en ligne intégrables à votre site internet ou à votre extranet, avec les champs, les pièces obligatoires et les mentions légales correspondant à votre activité.

Le déclarant s'identifie, décrit l'incident, joint les documents exigés, et le dossier est créé automatiquement dans l'application avec un accusé de réception immédiat. Pour en discuter, contactez-nous , ou découvrez les usages par métier : syndics et administrateurs de biens , avocats , collectivités .