Oui. Un dossier de sinistre contient par nature des données personnelles : identité des victimes et des tiers, coordonnées, correspondances, pièces justificatives. Sinexo est construit pour que ces données restent maîtrisées.
Le nombre d'intervenants techniques est volontairement réduit : hébergement, acheminement des notifications par courriel et protection des formulaires publics. Les données de dossier sont hébergées et traitées en France. Aucune n'est cédée, revendue ou exploitée à des fins commerciales ou publicitaires.
Vous restez responsable de traitement au sens du RGPD. Les précisions sur les traitements réalisés et les prestataires concernés peuvent être communiquées à votre DPO sur demande, avant toute décision.
Oui, c'est déjà le cas. Sinexo est utilisé par des communes, des communautés d'agglomération et des services publics qui gèrent au quotidien des sinistres sur leur patrimoine : bâtiments, voirie, mobilier urbain, véhicules, ainsi que les dommages causés aux tiers.
Le fonctionnement d'une collectivité impose des contraintes que l'outil de gestion sinistre prend en compte :
L'acquisition s'effectue soit via l'UGAP, centrale d'achat dispensant l'acheteur public de procédure de mise en concurrence, soit dans le cadre d'un marché simplifié. La facturation est déposée sur Chorus Pro, avec les références de marché et d'engagement requises par le comptable public.
Oui. L'arrêt intervient à tout moment, sur simple demande écrite, avec effet à la fin du mois civil en cours. Aucune pénalité, aucune justification à fournir.
Oui, l'import est gratuit et réalisé une seule fois, lors de la mise en place de la solution. Les données doivent être fournies dans un fichier structuré au format CSV ou Excel : une ligne par enregistrement, des colonnes identifiées.
Ce qui est repris :
Les documents joints aux anciens dossiers ne sont pas repris : ils sont déposés dans l'outil de gestion sinistre au fil de l'eau, sur les dossiers encore actifs.
La structure du fichier est examinée avant reprise, afin de vérifier la correspondance avec les champs de Sinexo. Un extract issu d'un ancien logiciel, d'un tableur de suivi ou d'une base métier convient dans la plupart des cas. Passé cette phase initiale, les données sont saisies directement dans l'application.
Oui. Le paramétrage initial est réalisé sur mesure : les champs, les référentiels et les modèles de mail sont définis avec vous lors de la mise en place, à partir de votre organisation et de vos pratiques de gestion de sinistre.
Après la mise en service, les demandes d'ajout restent possibles :
Ces ajouts doivent rester ponctuels. Le travail de cadrage effectué au démarrage vise précisément à limiter les reprises ultérieures : l'essentiel des besoins est couvert dès la mise en ligne.
Oui. Sinexo n'est pas un service d'archivage et n'exerce pas le rôle d'hébergeur de conservation. Vous demeurez propriétaire de vos données et seul responsable de leur conservation, notamment au regard des durées légales de conservation applicables à votre activité et des délais de prescription attachés aux dossiers de sinistre.
L'application met à disposition les moyens de constituer cette copie à tout moment :
Les sauvegardes réalisées par l'hébergeur relèvent d'une logique différente : elles servent à restaurer le service après un incident technique, non à archiver vos dossiers. Elles portent sur 30 jours glissants pour la base de données et 7 jours glissants pour les fichiers, avec un délai de restauration de 2 heures. Au-delà de ces fenêtres, aucune restitution n'est possible depuis les sauvegardes.
La conservation durable des dossiers clos relève donc de vos propres moyens, sur la base des exports fournis par l'outil de gestion sinistre.
Oui. Un dossier de sinistre contient des pièces sensibles : constats, rapports d'expertise, correspondances, factures. Leur protection repose sur plusieurs mécanismes cumulés.
Oui, sur devis, sous deux conditions. La GED doit disposer d'une API sécurisée et documentée, et l'échange s'effectue dans un seul sens : depuis Sinexo vers votre système documentaire.
Il n'existe pas de connecteur standard. Chaque système d'information ayant ses propres modes d'échange, une passerelle spécifique est développée à la demande, après étude des points d'entrée disponibles et du volume concerné.
Les demandes portent le plus souvent sur les solutions du marché : SharePoint, Alfresco, Nuxeo, Docuware, Zeendoc, Therefore, ainsi que sur les parapheurs et gestionnaires de courrier utilisés en collectivité.
La connexion des utilisateurs peut également être raccordée à votre annuaire via le SSO Entra ID, dans les mêmes conditions : étude préalable et mise en place sur devis. Les agents accèdent alors à l'outil de gestion sinistre avec leurs identifiants habituels, sans mot de passe supplémentaire à gérer.
Les données sont hébergées en France, sur l'infrastructure d'OVHcloud. Aucun transfert des données de dossier n'est opéré hors de l'Union européenne.
Cette localisation répond aux exigences des collectivités et des organismes soumis à des obligations de souveraineté des données, pour lesquels l'hébergement sur le territoire national est un critère de choix de l'outil de gestion sinistre.
Oui. Vous créez vous-même un accès exceptionnel, sans intervention de l'éditeur, avec un périmètre que vous définissez.
Ce fonctionnement répond aux situations d'audit et de contrôle : un commissaire aux comptes, un auditeur interne, un assureur ou une chambre régionale des comptes accède aux dossiers concernés depuis l'outil de gestion sinistre, sans extraction préalable ni envoi de pièces par messagerie. Les données restent dans l'application, sous votre contrôle, et l'accès cesse à la fin de la mission.