Un agenda relié à vos dossiers sinistres
Une expertise fixée dans trois semaines, une relance à faire dans dix jours, un rendez-vous avec un artisan mardi prochain. Sur un portefeuille de
dossiers sinistres, ces échéances se comptent par dizaines et se dispersent entre des post-it, un agenda personnel et des rappels que personne n'a notés.
Sinexo ne demande aucune saisie supplémentaire pour les rassembler. Les dates que vous renseignez déjà dans vos dossiers alimentent automatiquement une
vue mensuelle. L'agenda n'est pas un module à tenir à jour en parallèle, c'est une lecture différente des informations que vous avez saisies.
Ce que l'agenda affiche
Trois sources remontent dans la vue mensuelle :
- Les dates d'expertise saisies sur un dossier, première comme dernière expertise, avec leur heure
- Les rendez-vous et interventions enregistrés dans le
suivi du dossier
- Les rappels programmés sur une action, à la date que vous avez choisie
Chaque événement porte sa couleur, le type de sinistre, la référence du dossier, son objet et un extrait de sa description. Un clic ouvre directement le dossier concerné, et le cas échéant l'action précise à l'origine du rappel. Il n'y a pas de trajet à faire entre l'agenda et le dossier : les deux ne font qu'un.
Ne pas laisser passer une échéance
Un rappel programmé reste visible tant qu'il n'a pas été traité. Une icône le signale dans le dossier, et le bouton d'accès à l'agenda porte une
pastille d'alerte aussi longtemps que des rappels sont en attente. Vous marquez le rappel comme effectué une fois l'action réalisée, et il cesse de vous solliciter.
Ce fonctionnement vaut aussi pour les
délais réglementaires. Sur les dossiers relevant de la garantie dommages-ouvrage, les échéances à J+60 et J+90 se calculent automatiquement à partir de la date d'ouverture du dossier assurance. D'autres calculs de délais peuvent être mis en place selon les obligations propres à votre activité.
Chacun voit ce qui le concerne
L'agenda respecte le périmètre défini pour chaque compte. Un collaborateur dont l'
accès est restreint
à certains types de dossiers, à un service ou à un site ne voit que les échéances correspondantes. Les comptes à vue complète disposent, eux, du planning de l'ensemble de l'activité.
Cette
coordination compte dans les structures où plusieurs gestionnaires se répartissent les dossiers : savoir qu'une expertise est prévue jeudi sur une résidence évite de programmer une intervention le même jour, ou permet d'y envoyer quelqu'un en cas d'absence.
Retrouver vos échéances dans Outlook
Beaucoup de gestionnaires vivent la journée dans leur messagerie. Plutôt que d'imposer un second agenda, Sinexo génère un
lien de calendrier partagé
à copier dans Microsoft Outlook, Google Agenda ou tout autre logiciel compatible avec le format iCalendar.
Vos expertises et vos rappels apparaissent alors à côté de vos réunions habituelles, avec la référence du dossier et sa description. Le flux se met à jour depuis Sinexo, sans export manuel ni double saisie. Le lien est
signé et personnel : il ne donne accès qu'aux échéances, jamais au contenu des dossiers.
Un agenda configuré selon vos échéances
Les événements affichés dépendent de ce qui compte dans votre métier. Un
gestionnaire de biens
suit des expertises et des interventions d'entreprises, un
cabinet d'avocats
des audiences et des délais de procédure, une
collectivité
des commissions et des visites de sites.
Nous déterminons avec vous quelles dates de vos dossiers doivent remonter dans l'agenda et sous quelle forme. C'est le principe du
logiciel à la carte :
parlons-en
avant la mise en service.
