Centraliser les documents d'un dossier sinistre
Sur un
dossier sinistre, les pièces arrivent de partout et par tous les canaux. Le constat scanné par le locataire, le rapport d'expertise envoyé par l'assureur, le devis de l'artisan, les photos prises sur place, la facture finale. Sans outil dédié, ces documents finissent dispersés entre des boîtes mail, un dossier réseau et parfois une armoire. Retrouver une pièce six mois plus tard devient une enquête.
Sinexo réunit toutes les
pièces justificatives dans la bibliothèque du dossier, quel que soit leur point d'entrée. Un document déposé sur le dossier, joint à une
action du suivi
ou associé à un devis apparaît systématiquement dans cette bibliothèque, à sa place, sans ressaisie ni copie manuelle.
Un classement qui correspond à votre métier
Les catégories de classement ne sont pas imposées par le logiciel. Nous les définissons avec vous à la mise en service, à partir de la façon dont vous organisez déjà vos dossiers. Un bailleur voudra séparer les constats, les rapports d'expertise, les devis, les factures et les courriers. Un cabinet d'avocats parlera de pièces pénales, de pièces médicales et de correspondances. Un gestionnaire de flotte de permis, de constats et de photos.
Chaque document arrive dans une zone
à classer et se range d'un simple choix dans la liste. Le classement peut être modifié à tout moment. Cette souplesse compte : dans la pratique, on ne sait pas toujours au moment du dépôt à quelle catégorie une pièce appartiendra.
Recevoir les pièces directement des intervenants
Plutôt que de recevoir des fichiers par email et de les reclasser un par un, vous pouvez
demander les pièces manquantes
depuis le dossier. L'intervenant reçoit un message listant ce que vous attendez de lui, avec un lien sécurisé. Il dépose ses fichiers sans avoir de compte ni de mot de passe.
Les documents arrivent
nommés et rattachés au bon dossier, avec le nom de la personne qui les a transmis. Le contrôle du type de fichier est effectué à la réception, et la demande passe automatiquement en reçue. C'est un gain de temps réel sur les dossiers où il faut réclamer un RIB, un KBIS, une attestation d'assurance ou un permis de conduire.
Éliminer les doublons
Sur un dossier qui vit longtemps, le même document finit souvent déposé plusieurs fois : une fois par le gestionnaire, une fois reçu par email, une fois transmis par l'expert. Sinexo calcule une
empreinte de chaque fichier et repère ceux qui sont strictement identiques, même s'ils portent des noms différents.
Un écran dédié regroupe les doublons détectés. Vous supprimez au cas par cas, ou en une fois, le premier document de chaque groupe étant toujours conservé. La bibliothèque reste lisible et l'espace de stockage n'est pas gaspillé.
Emporter le dossier complet
À tout moment, un dossier peut être téléchargé en une
archive ZIP contenant un récapitulatif écrit et l'intégralité des pièces déchiffrées : informations du dossier, liste des
intervenants
, chronologie des actions, devis et factures,
règlements
. Il est aussi possible de n'extraire qu'une catégorie de documents.
C'est ce qu'il faut pour transmettre un dossier à un avocat, répondre à une demande d'assureur ou constituer un dossier contentieux. C'est aussi une garantie de
réversibilité : vos données vous appartiennent et vous pouvez les récupérer.
Des fichiers illisibles hors de l'application
Les documents ne sont pas stockés en clair sur le serveur. Chaque fichier est
chiffré au dépôt et n'est déchiffré qu'au moment où un utilisateur authentifié le consulte. Une copie directe des fichiers depuis le serveur ne donne accès à rien d'exploitable.
Chaque client dispose de 100 Go d'espace de stockage, sans limite de poids par fichier. Pour en savoir plus sur nos dispositifs de
protection des données
, ou pour découvrir les usages par métier :
assureurs et courtiers
,
syndics et administrateurs de biens
,
avocats
,
collectivités
.
