Un logiciel de suivi des dossiers sinistres qui garde la trace de tout
Dans un
dossier sinistre, l'essentiel se joue rarement à l'ouverture. Il se joue dans les semaines qui suivent : la relance de l'expert qu'on oublie, le courrier envoyé dont plus personne ne se souvient, l'appel du locataire qui n'a laissé aucune trace. Sinexo répond à ce problème avec une
main courante chronologique attachée à chaque dossier, où chaque action est consignée au fil de l'eau.
Le principe est volontairement simple : une ligne par action, avec sa date, son heure, son objet, ses commentaires et le prénom du collaborateur qui l'a saisie. Une saisie qui prend quelques secondes est une saisie qui se fait vraiment.
Distinguer les actions d'un coup d'oeil
Chaque action porte un type, repérable par sa couleur et son icône dans la liste :
- Appel entrant, appel sortant
- Courrier entrant, courrier sortant
- Email entrant, email sortant
- Intervention, rendez-vous
- Note interne
Les règlements enregistrés dans le volet
financier
remontent automatiquement dans cette même chronologie, ce qui évite d'avoir à naviguer entre deux écrans pour reconstituer le déroulé d'un dossier. Cette nomenclature fait partie des éléments que nous
adaptons à votre activité lors de la mise en service : le vocabulaire de l'outil doit être le vôtre, pas celui d'un logiciel générique.
Attacher les pièces au bon endroit
Un email reçu, un rapport d'expertise, une photo de dégât : chaque
document
peut être rattaché directement à l'action concernée plutôt que déposé en vrac. Il reste consultable depuis la chronologie, et il apparaît aussi dans le classement général des documents du dossier. Les fichiers sont
chiffrés sur le serveur et ne peuvent être lus qu'à travers l'application.
Pour les emails partis depuis Sinexo, le
statut de distribution est remonté automatiquement : envoyé, livré, ouvert, adresse invalide, boîte pleine. Vous savez si votre message est arrivé sans avoir à demander confirmation. Chaque email peut aussi être transféré à un autre intervenant ou imprimé.
Ne plus rater une échéance
Une action peut porter une
date de rappel. Concrètement, vous notez avoir relancé l'assureur aujourd'hui et vous programmez le prochain point dans dix jours. À la date prévue, l'action apparaît dans l'
agenda mensuel
, aux côtés des rendez-vous et des dates d'expertise. Tant que le rappel n'est pas marqué comme effectué, il reste signalé dans le dossier et le bouton Agenda porte une pastille d'alerte.
Sur les dossiers relevant de la garantie dommages-ouvrage, Sinexo calcule aussi les
échéances à J+60 et J+90
à partir de la date d'ouverture du dossier assurance. Les délais réglementaires se lisent directement sur la fiche, sans tableau parallèle.
Rendre compte à votre client immédiatement
La question revient sans cesse : où en est mon dossier. Avec un historique complet et ordonné, la réponse tient en un coup d'oeil. Vous voyez la
chronologie intégrale, du premier appel à la dernière action, avec les
intervenants
concernés et les pièces associées.
Quand un intervenant répond à un email envoyé depuis Sinexo, sa réponse et ses pièces jointes viennent s'ajouter automatiquement à la chronologie du dossier, et une
notification prévient l'expéditeur. Rien ne se perd dans une boîte mail personnelle. Un gestionnaire qui reprend un dossier après un congé ou un départ dispose exactement de la même information que celui qui l'a ouvert.
Un suivi qui survit à l'archivage
Quand un dossier est clos, il quitte la liste de travail mais rien n'est perdu. L'intégralité des actions part en
archive
avec le dossier et reste consultable. Le dossier complet peut être téléchargé en une archive ZIP contenant un récapitulatif écrit et tous les documents, utile en cas de réclamation tardive ou de contrôle.
Chaque collaborateur ne voit que ce que vous l'autorisez à voir grâce aux
droits par utilisateur
, et les données sensibles restent
chiffrées
en base. Découvrez comment ce suivi s'applique à votre métier :
assureurs et courtiers
,
syndics et administrateurs de biens
,
avocats
,
collectivités
.
