Maîtriser le suivi de vos dossiers clients

Un logiciel de gestion de dossiers pour les avocats et les juristes

Sinexo s'adresse aux avocats, aux cabinets et aux services juridiques qui traitent des dossiers de responsabilité, d'indemnisation ou de préjudice corporel. Il ne remplace pas votre logiciel de facturation ni votre gestion des temps : il traite le dossier lui-même, ses parties, ses échanges, ses pièces et ses échéances.

La configuration se fait avec vous. Vos types de dossiers, vos statuts d'avancement, votre nomenclature de pièces et vos modèles de courriers sont définis à la mise en service à partir de votre pratique réelle. Un cabinet spécialisé en dommage corporel et un service juridique de collectivité n'ont ni le même vocabulaire ni les mêmes étapes.

Réunir les parties d'un dossier

Un dossier met en présence de nombreux interlocuteurs , et savoir qui est qui prend parfois plus de temps que le fond. Sinexo les rassemble dans un onglet dédié, chacun avec son rôle : client, partie adverse, assureur du client, assureur adverse, médecin expert, expert judiciaire, confrère, entreprise.

La typologie est la vôtre, définie avec vous. Le carnet d'adresses est commun à tout le cabinet et s'alimente au fil des dossiers : un médecin expert saisi une fois est proposé en autocomplétion sur tous les dossiers suivants. Rechercher son nom suffit à retrouver l'ensemble des affaires sur lesquelles il est intervenu.

Consigner chaque diligence

La main courante chronologique enregistre une ligne par action : appel entrant ou sortant, courrier reçu ou expédié, email, rendez-vous, note interne. Chaque ligne porte sa date, son heure, son objet, ses commentaires, ses pièces jointes et le nom du collaborateur qui l'a saisie.

Cet historique horodaté répond à deux besoins distincts. Au quotidien, il permet à un collaborateur de reprendre un dossier sans interroger personne. En cas de contestation, il documente les diligences accomplies et leurs dates, ce qui compte lorsqu'il faut justifier d'une action ou d'un délai respecté.

Tenir les délais

Une action peut porter une date de rappel. Vous notez avoir écrit à l'assureur adverse aujourd'hui et vous programmez le point suivant dans quinze jours. À l'échéance, le dossier apparaît dans l' agenda mensuel et reste signalé tant que le rappel n'a pas été marqué comme traité.

L'agenda peut être répliqué dans Microsoft Outlook par un lien de calendrier partagé, pour que vos échéances de dossiers figurent à côté de vos rendez-vous. D'autres calculs de délais peuvent être mis en place selon les procédures que vous traitez.

Obtenir les pièces de vos clients

Réclamer un certificat médical, un justificatif de domicile, un avis d'imposition ou un constat prend souvent plus de temps que l'analyse du dossier. Sinexo permet de cocher les pièces attendues et d'envoyer un lien sécurisé de dépôt .

Votre client dépose ses fichiers sans créer de compte ni retenir de mot de passe, ce qui change tout avec un particulier. Les documents arrivent nommés d'après la pièce demandée, chiffrés, rattachés au bon dossier, avec une notification par email et une ligne dans l'historique. La demande passe automatiquement en reçue.

Écrire depuis le dossier

Les courriers et emails partent de l'application à partir de modèles pré-remplis avec les références du dossier, et s'inscrivent dans la chronologie avec leurs pièces jointes. Vous choisissez l'adresse d'expédition, générique ou nominative, et décidez message par message si une réponse est possible.

Le statut de distribution est remonté : livré, ouvert, adresse invalide, boîte pleine. Quand le destinataire répond via le lien fourni, sa réponse et ses pièces reviennent dans le dossier plutôt que dans une messagerie personnelle. Aucun échange ne se perd entre deux collaborateurs.

Confidentialité et secret professionnel

Les noms, coordonnées et informations personnelles sont chiffrés en base de données . Les pièces sont chiffrées sur le serveur et ne sont déchiffrées qu'à l'affichage, pour un utilisateur authentifié. Une copie brute des fichiers ne donne accès à rien de lisible.

Les droits se règlent compte par compte et le périmètre visible peut être restreint à certains dossiers. Un collaborateur, un stagiaire ou un prestataire ne voit que ce qui le concerne. Un filtrage par adresses IP peut compléter le dispositif, dont vous gardez la main.

Emporter un dossier quand il le faut

À tout moment, un dossier se télécharge en une archive complète contenant un récapitulatif écrit, la liste des parties, la chronologie intégrale des diligences et l'ensemble des pièces déchiffrées. C'est ce qu'il faut pour communiquer un dossier, le transmettre à un confrère ou constituer un envoi contradictoire.

Les dossiers clos partent en archive et restent consultables, ce qui répond aux obligations de conservation. Consultez nos tarifs , contactez-nous pour une démonstration, ou découvrez les autres métiers que nous accompagnons : assureurs et courtiers , syndics et administrateurs de biens , collectivités .