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Informatiser vos dossiers sinistres
- Beaucoup de structures gèrent encore leurs dossiers sinistres avec un classeur, un dossier réseau et un tableur partagé. Ce fonctionnement tient tant que le volume reste faible et que la même personne suit les dossiers du début à la fin. Il montre ses limites dès qu'un collaborateur part en congé, qu'un dossier ressort trois ans plus tard, ou qu'un assuré demande où en est son indemnisation.
Passer à un logiciel de gestion de sinistres n'est pas qu'une question de confort. C'est ce qui permet de retrouver une information en quelques secondes, de savoir qui a fait quoi et quand, et de ne plus perdre une pièce entre deux boîtes mail. Cette page décrit comment se déroule ce passage avec Sinexo.Ce que le papier et le tableur ne permettent pas
Un dossier papier ne se cherche pas, il se retrouve. Il faut savoir dans quelle armoire il est rangé, espérer que personne ne l'ait emporté, et accepter qu'il ne soit consultable que par une personne à la fois. Un tableur partagé règle le problème du classement, mais en crée d'autres :- Personne ne sait qui a modifié quelle ligne ni quand
- Les pièces justificatives vivent ailleurs, dans un dossier réseau ou une messagerie
- Les échanges avec les experts et les entreprises ne laissent aucune trace commune
- Les relances dépendent de la mémoire de chacun
- Aucun contrôle sur qui voit quoi
Rassembler ce qui est aujourd'hui dispersé
Informatiser un dossier sinistre ne consiste pas à recopier un tableur dans une application. Il s'agit de réunir au même endroit ce qui est aujourd'hui éclaté entre plusieurs supports :- Les intervenants , dans un carnet d'adresses commun plutôt que dans les contacts de chacun
- Les échanges , consignés au fil de l'eau avec leur date et leur auteur
- Les pièces , classées par catégorie et chiffrées sur le serveur
- Les montants , devis, factures et indemnités, avec leurs totaux calculés
- Les échéances , remontées automatiquement dans un agenda
Reprendre vos données existantes
La crainte la plus fréquente concerne la reprise de l'existant. Personne n'a envie de ressaisir plusieurs centaines de dossiers à la main. Nous récupérons vos données actuelles avant l'ouverture des comptes : tableurs de suivi, exports de votre ancien logiciel, référentiel de biens, de véhicules ou de sites, listes de contacts.
Ces données sont intégrées, nettoyées des doublons évidents, et rattachées aux bons dossiers. Vos utilisateurs se connectent le premier jour sur une base déjà peuplée, pas sur une application vide. Les dossiers clos peuvent être repris à part, en archive, pour rester consultables sans encombrer la liste de travail.Un logiciel configuré autour de votre fonctionnement
Le principal obstacle à l'informatisation n'est pas technique, il est humain. Une équipe adopte un outil qui reprend son vocabulaire et ses habitudes, elle contourne un outil qui l'oblige à raisonner autrement. C'est pourquoi Sinexo est un logiciel à la carte.
Vos types de dossiers , vos statuts, vos catégories de documents, vos types d'intervenants et vos modèles de courriers sont définis avec vous à la mise en service, à partir de vos dossiers réels et de vos courriers existants. Un cabinet d'assurance , un gestionnaire de biens , un cabinet d'avocats et une collectivité utilisent la même base logicielle avec des écrans très différents.Supprimer la saisie qui n'apporte rien
Informatiser doit faire gagner du temps, pas en ajouter. Plusieurs mécanismes évitent la ressaisie. Le carnet d'adresses propose en autocomplétion un intervenant déjà connu. Les modèles de courriers se remplissent seuls avec les références et les dates du dossier.
La demande de documents suit la même logique. Vous cochez les pièces attendues, votre interlocuteur reçoit un lien sécurisé et dépose ses fichiers aux formats PDF, Word, JPG, PNG, GIF ou BMP, sans créer de compte. Les documents arrivent nommés d'après la pièce demandée, chiffrés, rattachés au bon dossier, avec une notification par email et une ligne dans l'historique. Aucune saisie de votre côté.
En amont, nous développons également des formulaires de déclaration en ligne intégrables à votre site : le déclarant saisit lui-même les informations, joint les pièces obligatoires, et le dossier se crée automatiquement dans l'application.Garder la main sur vos données
Informatiser ne doit pas signifier dépendre. Vos données restent les vôtres : un dossier complet se télécharge en archive avec son récapitulatif et toutes ses pièces, et l'ensemble de votre base s'exporte au format CSV, à tout moment et sans intervention de notre part.
Les données personnelles sont chiffrées en base , les documents chiffrés sur le serveur, l'hébergement est assuré en France et les sauvegardes sont quotidiennes sur 30 jours glissants. Les droits d'accès se règlent compte par compte, ce que ni un classeur ni un dossier réseau ne permettent réellement.Combien de temps cela prend
La mise en service d'une structure de taille moyenne se compte en jours, pas en mois. Nous partons de vos dossiers et de vos courriers pour configurer l'application, nous intégrons vos données, nous ouvrons les comptes et nous formons vos équipes.
Les ajustements viennent ensuite, à l'usage, parce qu'aucune configuration initiale n'est parfaite. Consultez nos tarifs ou contactez-nous pour évaluer votre situation.
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